Để một sự kiện diễn ra hoàn hảo và tốt đẹp nhất, chúng ta cần thực hiện những bước chuẩn bị thật chu đáo. Dưới đây là những việc được xếp hàng đầu khi bắt đầu lên kế hoạch và tổ chức một sự kiện.
Xây dựng kịch bản sự kiện
Giống như một căn nhà cần có bản thiết kế trước khi tiến hành khởi công, một sự kiện cũng cần kịch bản trước khi được diễn ra. Một kịch bản sự kiện tốt phải bao quát được chi tiết và đầy đủ chương trình. Mỗi sự kiện lại có những tính chất khác nhau, do đó cũng cần một kịch bản chương trình khác nhau và những ý tưởng mới.
Có 2 loại kịch bản sự kiện: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết. Kịch bản tổng quát thường dùng cho phía khách hàng và các bộ phận để nắm bắt nội dung và điều chỉnh cho khớp chương trình. Còn kịch bản chi tiết thường kèm theo lời dẫn của MC, thường chỉ sử dụng cho MC và nội bộ đội ngũ tổ chức sự kiện.
Việc xây dựng kịch bản sự kiện rất cần thiết
Viết proposal
Proposal hiểu đơn giản là đề xuất, trình bày những ý tưởng mới, những thiết kế chương trình và dự toán về sự kiện.
Mỗi proposal đều có cấu trúc 3 phần như sau:
- Giới thiệu tổng quan (gồm mục đích của chương trình, mong muốn ngầm của khách hàng, khách hàng mục tiêu, thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện)
- Thực thi sự kiện (gồm concept chung cho chương trình, phát triển concept, cơ cấu thực hiện và chi tiết chương trình)
- Kế hoạch sự kiện (gồm kế hoạch tổng thể, nhân sự thực hiện và lịch trình)
Chọn thời gian sự kiện tổ chức
Việc chọn thời gian tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng, góp phần quyết định sự thành công của sự kiện. Ngoài xác định được thời gian cao điểm nên tổ chức chương trình, cũng cần để ý điều kiện thời tiết có ủng hộ hay không hoặc thời gian nào là thuận lợi nhất cho người tham dự sự kiện.
Phan Hạnh, Cao đẳng y dược TPHCM cho biết: “Thời gian tổ chức sự kiện hiến máu lớn thường là sau dịp nghỉ Tết dài ngày và sau nghỉ hè, bởi đó là khoảng thời gian thiếu hụt dự trữ máu nhiều nhất.”
Chọn địa điểm sự kiện tổ chức
Cùng với thời gian, địa điểm chính là bộ đôi “thiên thời, địa lợi” để quyết định sự thành công của sự kiện. Địa điểm tổ chức cần đảm bảo thuận lợi trong việc đi lại, không gian đủ rộng rãi, an toàn, đi kèm theo các dịch vụ tốt và chi phí hợp lý.
Cần chọn thời gian và địa điểm phù hợp để tổ chức sự kiện
Xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Một bản kể hoạch truyền thông đầy đủ và chi tiết cho sự kiện cần có những mục chính là:
- Giới thiệu sự kiện
- Phân tích tình huống
- Đưa ra thông điệp cốt lõi
- Đối tượng hướng tới
- Mục tiêu và chiến thuật
- Ngân sách
- Đánh giá, rút kinh nghiệm
Dự trù rủi ro
Có nhiều trường hợp không mong muốn có thể xảy ra trong sự kiện như hỏa hoạn, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình trạng cấp cứu khẩn cấp, những tình huống ẩu đả hay một số tình huống bất ngờ khác.
Dự trù trước những rủi ro này sẽ khiến sự kiện được đánh giá chuyên nghiệp và khách mời cũng như ban tổ chức cảm thấy yên tâm, thoải mái hơn.
Nhận xét, đánh giá sự kiện
Đây là bước mà nhiều nơi tổ chức sự kiện thường bỏ qua. Tuy nhiên, việc này rất quan trọng để nhìn nhận lại những điều chưa tốt để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
Nên thực hiện công việc đánh giá này ngay sau khi sự kiện kết thúc hoặc ngay ngày hôm sau, không nên để quá lâu, khiến việc tổng kết không được đầy đủ và những người tham gia cảm thấy không còn hứng thú nữa.
