Tổ chức sự kiện một trong những bước để giúp sản phẩm của công ty mình thành công hơn. Ngoài việc quảng bá đến người dùng biết đến thương hiệu của mình, thì tổ chức sự kiện còn là nơi gặp gỡ, giao lưu với khách hàng. Nhằm tăng cường cũng như đẩy mạnh những điều có lợi cho công ty.
Người tổ chức event không chỉ lên thiết kế lễ, liên hệ các doanh nghiệp cần thiết, mà còn cần biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ lễ từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên sự kiện buộc phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.
Một số lưu ý:Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu dịch vụ, lễ trao giải thưởng… công ty thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có công ty tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận khảo sát trước, có thể công ty sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.Nhiều công ty đã “sốc” khi làm lễ mang tính chất trao đổi cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo…
Một số lưu ý đối với nghề tổ chức sự kiện?
Sự kết hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người dòng không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Lúc ấy người được mời làm ca sĩ sẽ phải đứng lên làm chủ sân khấu. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, buộc phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng có mặt ở chỗ tối hơn; người dòng diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
Người dẫn lễ (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm lễ sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC giỏi đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá buộc phải quên, hoặc do MC giỏi quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước.
Tổ chức sự kiện
Trong tay luôn có bản kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công tác, cũng như buộc phải chú tâm các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một bí quyết an toàn và nhanh chóng nhất.
Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. trước tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng cần rơi vào cảnh… hoãn họp!
