Để thu hút được khách hàng giúp cho sản phẩm của công ty được nhiều người biết đến hơn, tổ chức sự kiện là một hành động nên làm đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay.
Người tổ chức event không chỉ lên thiết kế lễ, liên hệ các doanh nghiệp cần thiết, mà còn cần biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ lễ từ đầu đến cuối. Chương trình bị thay đổi vào đúng thời điểm sự kiện diễn ra thì kế hoạch sẽ quy về con số không, vì vậy nhân viên sự kiện cần phải chuẩn bị mọi tình huống có thể xảy ra.
Một số lưu ý:Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu dịch vụ, lễ trao giải thưởng… công ty thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Khi tổ chức sự kiện cần phải đi khảo sát địa điểm để xem có phù hợp với số khách hàng mà đã dự định mời không? Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người.Nhiều công ty đã “sốc” khi làm lễ mang tính chất trao đổi cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo…
Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện
Sự kết hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người dòng không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Lúc ấy người được mời làm ca sĩ sẽ phải đứng lên làm chủ sân khấu. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, buộc phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng có mặt ở chỗ tối hơn; người dòng diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…
Mới đây nhất trong lớp liên thông Cao đẳng Dược đã tổ chức một sự kiện ca nhạc nhưng khi đã đông đủ các khách mời và mọi người thì dàn âm thanh xảy ra sự cố mà không có đồ dự phòng. Bởi vậy, cần phải kiểm tra tất cả các thiết bị trước khi đưa vào sân khấu.
Giảm thiểu tối đa rủi ro khi tổ chức sự kiện
Người dẫn lễ (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm lễ sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC giỏi đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá buộc phải quên, hoặc do MC giỏi quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước.
Trong tay luôn có bản tin tức kế hoạch tổ chức sự kiện, bao gồm danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công tác, cũng như buộc phải chú tâm các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một bí quyết an toàn và nhanh chóng nhất.
Cũng có những sự cố xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. trước tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày.
