Tổ chức sự kiện hiện nay không còn là chuyện xa lạ nữa, nhất là với những người làm việc trong giới truyền thông. Tổ chức sự kiện muốn đạt được hiệu quả cao nhất chúng ta phải có khâu chuẩn bị thật kỹ lưỡng, tiến hành đầy đủ những bước cơ bản và phải xác định rõ ràng mục tiêu khi tổ chức sự kiện đó. Bài viết dưới đây đề ra một số lưu ý bạn cần ghi nhớ.
Như thói quen, khi tổ chức sự các sự kiện như giới thiệu sản phẩm mới cho công ty, họp báo, trao giải cho các cuộc thi thì doanh nghiệp thường quan tâm khá nhiều tới chất lượng của khách sạn. Người ta cho rằng khách sạn càng lớn, càng hiện đại thì sự kiện càng hoành tráng. Thế nhưng lưu ý đầu tiên cho mọi người đó là không nên đề cao vấn đề địa điêm sang trọng hay không bởi vì địa điểm phải phù hợp với số lượng khách mời. Không ít trường hợp doanh nghiệp đã phát giấy mời cùng với địa điểm là khách sạn hạng sang nhất nhì thành phố để rồi khi làm việc mới ngỡ ngàng rằng không gian đó không chứa đủ khác mời của họ.
Khi tổ chức sự kiện cần có kế hoạch rõ ràng, cụ thể
Cũng có không ít doanh nghiệp lại lựa chọn các câu lạc bộ, sân vận động hay nhà thi đấu để tổ chức sự kiện của mình với hình thức mở rộng, giao lưu cùng cộng đồng. Việc làm này cho phép sự kiện của bạn được quảng bá rộng rãi, số lượng khách mời cao hơn nhưng đổi lại, hạn chế của nó là sự kém cỏi về ánh sáng, âm thanh, khó khăn trong việc quản lý, có nhiều vấn đề rắc rối về vệ sinh, môi trường,…Có nhiều nơi thì họ không cho phép bạn tập dượt sơ qua chương trình nên gần như bạn rơi vào thế bị động.
Hãy lập cho mình một kế hoạch cụ thể, một sự kiện khi tổ chức chắc chắn có ngồn đầu tư và mực đích rõ ràng. Nếu như bạn không định hình được mình cần làm những gì, làm việc gì trước, việc gì sau, không biết số lượng khách mời bao nhiêu thì thử hỏi mọi thứ diễn ra suôn sẻ được không? Chính vì thế mà đừng quên lên cho mình bảng kế hoạch chi tiết, cụ thể. Chúng ta không thể ghi nhớ tất cả mọi thứ trong đầu được vì vậy hãy ghi ra sổ để tiện theo dõi. Cũng tùy vào mục đích của sự kiện mà bạn có chiến lược tổ chức phù hợp nhất.
Không bao giờ được đặt cái “tôi” quá lớn của mình vào trong việc tổ chức sự kiện bởi vì điều đó khiến cho công việc bị trì trệ. Tại sao lại nói như vậy? Bởi thực tế, một sự kiện diễn ra cần có sự hỗ trợ của một ekip, mỗi người một công việc nhưng phối hợp nhịp nhàng với nhau sẽ giúp mọi công việc suôn sẻ hơn. Chỉ cần ai đó đem cái tôi quá lớn của mình vào thì cả quy trình đó đầu bị đảo lộn, mất kiểm soát. Kỹ năng làm việc nhóm là vô cùng quan trọng.
Cần đảm bảo yếu tố an toàn trong mỗi sự kiện
Đảm bảo an toàn là điều tối thiểu mà người tổ chức sự kiện phải lưu ý tới. Đảm bảo an toàn ở đây là an toàn trong khâu chuẩn bị, tổ chức. Các thành viên trong ekip trong quá trình làm việc phải đảm bảo an toàn lao động, nhất là trong việc sử dụng năng lượng điện. Sự an toàn đó còn đối với cả khách mời khi mà họ đến sự khiện không có sự đe dọa bởi bất cứ nghuy hiểm nào như trộm cắp, móc túi, an toàn vệ sinh thực phẩm,…Cần chuẩn bị kỹ lưỡng phương án giải quyết các tình huống sự cố, trong đó không thể quên đi lối thoát hiểm cho mọi người.
Ví dụ trong các sự kiện về bóng đá chúng ta tổ chức thì cần đảm bảo yếu tố an toàn cho cầu thủ không bị Fan làm phiền, gây tác động tiêu cực. Đảm bảo không có những tình huống xấu xảy ra như là người hâm mộ tranh giành, xô đẩy nhau, không tranh cãi về tỉ lệ kèo của mỗi trận đấu hay là mâu thuẫn với nhau trong việc xin chữ kí cầu thủ,…
