Tổ chức sự kiện có vai trò quan trọng trong việc quảng bá tên tuổi, hình ảnh, truyền thông điệp cho một đơn vị doanh nghiệp, tổ chúc hay cá nhân nào đó. Chính vì thế mà hiệu quả tổ chức sự kiện cần phải được đề cao. Vậy đâu là những bước chuẩn bị cần thiết để sự kiện của bạn thành công như ý?
Xác định mục đích
Trước khi tiến hành tổ chức sự kiện chúng ta cần phải xác định rõ ràng mục đích của mình là gì. Sự kiện đó diễn ra với mục tiêu đánh bóng thương hiệu, quảng bá sản phẩm, truyền tải thông điệp, giới thiệu dịch vụ, sự kiện gây quỹ, sự kiện thu hút sự quan tâm của công chúng, thu hút đầu tư, hu hút những nhà đầu tư mới, thu hút nguồn đầu tư trực tiếp, thu hút thêm các tình nguyện viên, sự kiện khuyến khích kinh doanh, ghi nhận, thảo luận những doanh số bán hàng, tiêu thụ,…Khi xác định được mục tiêu thì bạn mới có những vạch định xây dựng kế hoạch tổ chức đúng hướng.
Chọn chủ đề cho sự kiện
Nếu bạn muốn sự kiện của bạn nổi bật, bạn cần phải chọn một chủ đề mới và hấp dẫn để thu hút người quan tâm cũng như cạnh tranh được với các sự kiện khác. Điều này có nghĩa là bạn cần đưa ra một chủ đề tổng thể năng động và bạn cần phải quan tâm đến hiệu ứng của chủ đề đó khi tương tác với công chúng có thực sự phù hợp hay không.
Bạn cần cân nhắc xem chủ đề sự kiện của bạn khác với những sự kiện khác trong cùng ngành như thế nào? Bạn sẽ đạt được gì nếu sử dụng đề tài này? Sau đó bạn cũng cố gắng tạo ra một khẩu hiệu – một khẩu hiệu thương hiệu ngắn, dễ ghi nhớ cho sự kiện. Thiết kế logo để sự kiện thêm phần đặc trưng, có tính riêng biệt.
Tính toán chi phí
Là một người đứng ra tổ chức sự kiện bạn còn cần phải có khả năng tính toán, cân đối tài chính. Muốn sự kiện diễn ra thành công chắc chắn phải có nguồn kinh phí hỗ trợ, nguồn kinh phí nhiều hay ít thì bạn sẽ tổ chức sự kiện có quy mô như vậy. Không nên ngồi nhẩm tính đại khái trong đầu mà phải cầm bút ghi ra từng mục cần lưu ý, tính toán cẩn thận. Lưu ý rằng, trong quá trình tổ chức sự kiện sẽ còn có những phát sinh khác nên nguồn kinh phí lúc dự tính phải dư ra để phòng bị.
Tìm kiếm nhà tài trợ của công ty để tài trợ một phần kinh phí tổ chức sự kiện. Hợp tác với các tổ chức cộng đồng có thể có thể cung cấp một địa điểm hỗ trợ nhân lực cũng giúp bạn tiết kiệm được phần nào kinh phí.
Xác định quy mô sự kiện
Như đã nói ở trên, tùy vào mục đích và khả năng tài chính mà quy mô sự kiện có sự thay đổi khác nhau. Quy mô sự kiện được đánh giá bằng lượng người đến dự, lượng đại biểu, các vấn đề liên quan đến hình thức,…Xác định rõ được quy mô sự kiện của mình mới giúp bạn tổ chức sự kiện đó đúng cách, đúng phương hướng và hiệu quả hơn.
Đối với một sự kiện lớn như dành cho một tập đoànkinh doanh khai trương thì quy mô của sự kiện phải lớn hơn nhiều so với sự kiện công bố thành lập một ngành học Cao đẳng hộ sinh TPHCM chẳng hạn , cũng tương tự với các sự kiện của một trường học, sinh nhật,…Căn cứ vào đó mà chúng ta tính toán mọi quy trình cho chuẩn xác.
