Tổ chức sự kiện thành công hay không “Ý tưởng là ưu tiên số 1” đó là khẳng định của những ai làm event. Có thể hiểu xương sống cho một chương trình sự kiện thành công không chỉ đòi hỏi từ khâu chuẩn bị và quá trình thực hiện, mà vai trò của ý tưởng tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố tiên quyết cho sự thành công này.
Trong những năm gần đây, nhu cầu quảng bá, giới thiệu sản phẩm của các công ty, tập đoàn ngày càng lớn. Nếu chỉ quảng cáo không thì đơn điệu, kém hiệu quả. Vì vậy muốn có được một chương trình event “độc nhất vô nhị” phải qua nhiều giai đoạn khá công phu chứ không đơn giản như người ta nhìn thấy bề ngoài.
Dịch vụ tổ chức sự kiện ngày một nở rộ và phát triển
Vậy làm thế nào để có một ý tưởng tổ chức sự kiện hay tuyệt vời?
Đầu tiên, người được giao quản lý sự kiện cần làm là hiểu rõ mục tiêu, khách hàng của mình từ lĩnh vực, ngành nghề, cho đến tính cách và nét văn hóa riêng doanh nghiệp. Một cái nhìn toàn diện về doanh nghiệp sẽ định hướng rõ ràng cho mục tiêu tổ chức sự kiện bạn đang làm. Khi có ý tưởng, hãy kết hợp với bộ óc sáng tạo của toàn đội để vẽ nên bức tranh sự kiện hoàn thiện.
Định nghĩa ý tưởng
Concept được định nghĩ là Ý tưởng chủ đạo là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Từ Concept ấy người ta phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác như ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về xây dựng hoạt động giải trí, ý tưởng về quà tặng… nhưng phải đảm bảo những ý tưởng đó làm tôn lên Concept.
Theme (chủ đề) được hiểu là diện mạo của sự kiện bao hàm tất cả những gì liên quan đến phần nhìn như cách trang trí, set up, màu sắc, bố cục… có trong sự kiện.
Chúng ta có thể hiểu nôm na rằng Concept là xương sống, các ý tưởng con là những xương sườn còn Theme là bộ da. Như vậy Theme là cái trực quan, đập vào mắt người tham dự còn Concept thì phải thông qua những gì diễn ra ở Event làm cho người tham dự cảm nhận được nó có lưu lại ấn tượng gì với người tham dự.
Người quản lý, tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi phải hội tụ đầy đủ những tố chất như: Năng động, sáng tạo, nhanh nhạy, xử lý tình huống tốt. Nhưng ít ai biết rằng, nếu không có ý tưởng hay thì sẽ chẳng có cơ hội để người quản lý, hay công ty tổ chức sự kiện được thành công sau đó.
“Những ý tưởng mới lạ, độc đáo có thể khởi nguồn từ những lần tham dự sự kiện của các công ty khác, những chuyến du lịch hay những khi đi ngoài đường. Nhiều người làm nghề sáng tạo ra ý tưởng thường có quá trình dài góp nhặt những ý tưởng, kết hợp từ nhiều ý tưởng khác để tạo ra một ý tưởng của riêng mình” -Thu Nhung, sinh viên năm 2 học cao đẳng điều dưỡng TPHCM chia sẻ.
Tổ chức event phải có sự sáng tạo và đổi mới để thu hút người quan tâm
Thường thì một sự kiện chỉ diễn ra trong vòng chỉ có 3h. Câu hỏi đặt ra là làm sao có thể tạo được tiếng vang cho sự kiện cho 3 tuần, 3 tháng hay là cả 3 năm. Sự sáng tạo là đáp án. Hãy làm thế nào để cho sự kiện của bạn thật đặc biệt để dấu ấn về sự kiện kéo dài càng lâu. Người làm sự kiện giống như là một người làm kinh tế nhưng mà lại có tâm hồn của một người nghệ sĩ khi vừa phải bay bổng thăng hoa để nghĩ ra được nhưng ý tưởng đột phá, vừa phải thực tế để chắc chắn rằng sự kiện sự kiện sẽ truyền tải được thông điệp về sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu.
Việc cuối cùng là làm rõ các chi tiết trong bản phác thảo ý tưởng mới là việc tiếp theo, các yếu tố như không gian sự kiện, banner, backdrop, âm thanh, ánh sáng đến những chi tiết nhỏ hơn như hoa để bàn, bảng chỉ dẫn hay bàn lễ tân,… Bạn phải đảm bảo mọi thứ trở lên tinh tế, thống nhất từ trong ra ngoài, và từ đầu tới cuối của sự kiện không mang lại sự nhàm chán hay gián đoạn khi tổ chức event.
